Notarielle Beglaubigungen und Urkunden für das Ausland

Beglaubigungen im Überblick

Unterschriftsbeglaubigung

Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätigt die Notarin, dass eine Person die Unterschrift vor ihr geleistet oder eine bereits vorhandene Unterschrift als eigene anerkannt hat. Dazu stellt sie die Identität der Person fest. Die Erklärung selbst wird dabei grundsätzlich nicht inhaltlich rechtlich geprüft.

Typische Anwendungsfälle: Vollmachten, bestimmte Erklärungen sowie Anmeldungen zum Handels- oder Vereinsregister.

Beglaubigung von Abschriften

Bei einer Abschriftsbeglaubigung bestätigt die Notarin, dass eine Kopie mit der vorgelegten Urkunde übereinstimmt. Damit wird nicht bestätigt, dass die Angaben in der ursprünglichen Urkunde sachlich richtig sind.

Wichtig: Ob eine beglaubigte Kopie ausreicht oder eine Originalurkunde benötigt wird, legt die empfangende Stelle fest.

Urkunden für das Ausland: Apostille und Legalisation

Nicht jede deutsche Urkunde benötigt für ihre Verwendung im Ausland eine zusätzliche Echtheitsbestätigung. Entscheidend sind die Art der Urkunde, der Zielstaat und die Anforderungen der empfangenden Stelle.

Apostille

Die Apostille ist ein Echtheitsnachweis nach dem Haager Apostille-Übereinkommen. Sie wird von einer dafür bestimmten staatlichen Stelle des Ausstellungsstaats erteilt. Sie bestätigt insbesondere Unterschrift, amtliche Eigenschaft und gegebenenfalls Siegel, nicht aber den Inhalt der Urkunde.

Legalisation

Ist keine Befreiung und kein anwendbares Apostille-Verfahren vorgesehen, kann eine konsularische Legalisation erforderlich sein. Diese erfolgt durch die zuständige Auslandsvertretung des Bestimmungsstaats, gegebenenfalls nach einer Vorbeglaubigung.

Keine Apostille erforderlich

Für bestimmte öffentliche Urkunden, etwa Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden, entfallen innerhalb der EU zusätzliche Echtheitsnachweise aufgrund der EU-Urkundenverordnung. Diese Erleichterung gilt nicht allgemein für notarielle Urkunden. Auch zwischenstaatliche Abkommen können Ausnahmen vorsehen.

Für notarielle Urkunden aus Murrhardt: Zuständig für die Erteilung einer Apostille ist grundsätzlich das Landgericht Stuttgart. Für behördliche Urkunden gelten je nach Aussteller andere Zuständigkeiten. Die Notarin selbst stellt keine Apostillen aus.

Eine Apostille oder Legalisation bedeutet nicht automatisch, dass die empfangende Stelle das Dokument in der vorgelegten Form akzeptiert. Klären Sie daher vorab, ob ein Original, eine bestimmte Beglaubigung oder eine Übersetzung verlangt wird.

Offizielle Informationen: Auswärtiges Amt: Internationaler Urkundenverkehr · Haager Apostille-Übereinkommen: Vertragsstaaten · Regierungspräsidium Stuttgart: behördliche Urkunden.

Beglaubigung oder Beurkundung?

Ob eine Beglaubigung genügt oder eine Beurkundung vorgeschrieben ist, bestimmt sich nach dem jeweiligen Rechtsgeschäft und den gesetzlichen Formvorschriften.

Beglaubigung

Bei der Unterschriftsbeglaubigung geht es in erster Linie darum, die Unterzeichnung durch eine bestimmte Person nachzuweisen. Bei der Abschriftsbeglaubigung wird die Übereinstimmung einer Kopie mit der vorgelegten Urkunde bestätigt.

Beurkundung

Bei der notariellen Beurkundung wird die Erklärung in einer notariellen Urkunde aufgenommen; die Notarin erläutert den Inhalt und die rechtlichen Folgen im gesetzlich vorgesehenen Verfahren. Sie ist etwa bei Grundstückskaufverträgen und Eheverträgen vorgeschrieben.

Vorbereitung und Notarkosten

Was Sie mitbringen sollten

Für eine Unterschriftsbeglaubigung benötigen Sie in der Regel einen gültigen Lichtbildausweis und das betreffende Dokument. Eine bereits geleistete Unterschrift kann grundsätzlich vor der Notarin als eigene anerkannt werden. Für eine Abschriftsbeglaubigung wird die vorzulegende Urkunde benötigt.

Wenn die Unterlagen für das Ausland bestimmt sind, nennen Sie möglichst bereits bei der Terminanfrage das Bestimmungsland und die Anforderungen der empfangenden Stelle. Übersetzungen können gegebenenfalls durch hierzu ermächtigte oder beeidigte Übersetzer erforderlich sein.

Gesetzlich geregelte Gebühren

Die Gebühren für notarielle Beglaubigungen sind im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt. Für Unterschriftsbeglaubigungen und beglaubigte Abschriften gelten unterschiedliche Gebührenregelungen. Bei zusätzlicher Entwurfsfertigung können weitere Gebühren entstehen.

Für Apostillen, Legalisationen und Übersetzungen können Kosten bei den zuständigen Stellen hinzukommen.

Informationen zu den Notarkosten →

Fragen zu Beglaubigungen und Apostillen

Was brauche ich für eine Unterschriftsbeglaubigung?

Bringen Sie einen gültigen Lichtbildausweis und das betreffende Dokument mit. Teilen Sie dem Notariat vorab mit, für welche Stelle die Erklärung bestimmt ist.

Muss ich vor der Notarin unterschreiben?

Nicht unbedingt. Eine bereits vorhandene Unterschrift kann grundsätzlich vor der Notarin als eigene anerkannt werden. Welche Vorgehensweise im Einzelfall geeignet ist, klären Sie am besten vor dem Termin.

Kann die Notarin eine Apostille ausstellen?

Nein. Apostillen werden von den zuständigen staatlichen Stellen ausgestellt. Für notarielle Urkunden aus dem Landgerichtsbezirk Stuttgart ist das Landgericht Stuttgart zuständig.

Reicht eine beglaubigte Kopie für das Ausland aus?

Das hängt von der Art der Urkunde und den Anforderungen der empfangenden Stelle ab. Sie kann eine Originalurkunde, eine Apostille oder Legalisation und gegebenenfalls eine Übersetzung verlangen.